Loonwijzigingen automatisch communiceren

Achtergrond

Wanneer het loon van een kandidaat verandert, bijvoorbeeld door een periodiek, een nieuwe loontabel of een cao-verhoging, moet de kandidaat daarover worden geïnformeerd. Met de komst van de WTTA wordt het belangrijker dat dit tijdig en aantoonbaar gebeurt. Bij een wijziging in een loontabel kan het om grote groepen kandidaten tegelijk gaan.

Tot nu toe gebeurde dit handmatig: per plaatsing nagaan of het loon is gewijzigd en per plaatsing een document genereren. Dat kost veel tijd en de kans is groot dat een wijziging wordt gemist. Bovendien merkt de kandidaat een wijziging vaak pas op de ingangsdatum of op de loonstrook.

Een geplande flow in MSR neemt dat werk over. Elke nacht kijkt hij welke loonwijzigingen in MSF zijn vastgelegd en zet hij voor de betreffende plaatsingen het document Loonwijziging klaar. Zo kan de kandidaat vooraf worden geïnformeerd en ligt per plaatsing vast welke wijziging is gecommuniceerd.

Wanneer alleen gebruik gemaakt wordt van MSF kunnen documenten gegeneerd worden in MSF vanuit MA's

1. Loggen loon- en tariefwijzigingen

De bron voor de loon- en tariefwijzigingen is in alle gevallen de tabel uit MSF. Met rapport 11076498 (JQ log berekende werksoort wijzigingen) kun je wijzigingen in het loon en/of tarief van projectresources vastleggen in een loon- en tariefmutatielog.

Wat het rapport doet

1. Het gaat langs alle projectresources (MYS Project Resource) die vandaag actief zijn, met standaardfilter Include in Hours = Ja.

2. Per resource zoekt het in de tariefinstellingen het basissoort werksoort (N) op.

3. Op een referentiedatum bepaalt het het berekende loon en/of tarief voor dat werksoort. Is dat veranderd, dan maakt het een logregel aan met bron “Calculated Work Type”.

De referentiedatum is 1 dag, bijvoorbeeld vandaag (bij leeg) of 1 dag of week vooruit met 1D of 1W. Het is fijn om, indien bekend, kandidaten vooraf te informeren dus peilen in de toekomst, bijvoorbeeld 1 week, is aan te bevelen.

4. Als de optie voor de ingangsdatum aan staat, bouwt het een tijdlijn van periodes. Het vergelijkt loon, tarief en minimumloon per periode en logt elke datum waarop iets verandert.

Advies filter: Ingangsdatum loon-/tariefwijziging gebruiken
Indien Ja: De ingangsdatum in de logging wordt bepaald op basis van de daadwerkelijke ingangsdatum van het bronrecord van de wijziging (bijv. loontabel, loon-/tariefregel, werksoort, leeftijd of contractfase).

Indien Nee: Peildatum van het rapport wordt gebruikt als ingangsdatum in de logging tabel.

Impact bij wijzigingen met terugwerkende kracht: Voorbeeld: Wanneer op 12-02-2026 een loontabel met ingangsdatum 01-01-2026 wordt geïmporteerd, wordt bij Nee in de logging 12-02-2026 als ingangsdatum vastgelegd in plaats van 01-01-2026 bij Ja.

De info is in te zien vanuit de plaatsing onder de lintknop ‘Loon- en tariefwijzigingen’

2. Document genereren in MSR

Hieronder wordt aan de hand van een voorbeeld uitgewerkt hoe middels een flow een document kan worden gegenereerd in MSR.

Belangrijk:

• In onderstaand voorbeeld wordt als voorbeeld een loonwijziging uitgewerkt. Onderstaand voorbeeld werkt ook voor het bevestigen van de tarieven en kan indien gewenst ook daar ingericht worden

• In onderstaand voorbeeld wordt het document Loonwijziging genoemd. Dit kan een document naar keuze zijn (met andere benaming), en zal nog ingericht moeten worden door de applicatiebeheerder om deze flow in gebruik te kunnen nemen.

Doel van de flow

Elke nacht controleert MSR of er voor actieve plaatsingen een nieuwe loonwijziging in MSF is vastgelegd. Is dat zo, dan wordt er een bevestigingsdocument Loonwijziging (Let op! dit document moet zijn aangemaakt en ingericht) op de plaatsing klaargezet.

Afhankelijk van de refertiedatum die in het filter in MSF gebruikt wordt (zie hoofdstuk 1) zijn loonwijzigingen vooraf beschikbaar zodat je de kandidaat ook al vooraf kunt informeren, in plaats van pas op de ingangsdatum.

Zo werkt het in het kort

• De flow haalt de loonwijzigingen van de afgelopen maand op uit MSF.

• Daarna leest hij alle actieve plaatsingen.

• Per plaatsing zoekt hij de nieuwste loonwijziging die nog niet is gecommuniceerd.

• Hij genereert het document Loonwijziging op die plaatsing.

• Hij legt vast welke wijziging is gecommuniceerd.

• Hij zet de plaatsingsstatus terug naar de oude waarde.

Stap voor stap

Flow Planning

De flow start dagelijks vanzelf om 03:00. Je hoeft hem niet handmatig te starten.

Flow Scheduled Flow: Communicate Wage Changes Planning dagelijks, 03:00 UTC

Stap 1: Loonwijzigingen ophalen uit MSF

De flow leest de Wage and Rate Log uit MSF (het externe object WageAndRateLog__x). Hij neemt alleen regels mee van de afgelopen maand die aan alle onderstaande voorwaarden voldoen:

Hierboven worden de filters op de Wage and Rate Log in de flow getoond.

Zijn er geen passende regels, dan stopt de flow direct en gebeurt er verder niets.

Stap 2: Actieve plaatsingen lezen

Alle plaatsingen waarvan Is actieve plaatsing aan staat, doen mee. Inactieve plaatsingen worden overgeslagen.

Stap 3: De juiste loonwijziging per plaatsing kiezen

Het log en de plaatsing worden aan elkaar gekoppeld via het Projectresourceregelnr. op de plaatsing. Is dit veld leeg, dan kan de flow geen loonwijziging vinden.

Per plaatsing kijkt de flow alleen naar logregels waarvan de Tijdsaanduiding later is dan de laatst gecommuniceerde loonwijziging op die plaatsing. Zijn er meerdere, dan kiest hij de regel met de nieuwste Tijdsaanduiding.

Het filter per plaatsing: zelfde regelnummer en een nieuwere Tijdsaanduiding.

Stap 4: Document Loonwijziging genereren

Voor elke plaatsing met een nieuwe loonwijziging maakt de standaard documentgenerator het document met documentsoort Loonwijziging. Als referentiedatum gebruikt de flow de Startdatum (ingangsdatum) van de logregel. Daardoor staat in het document het loon dat op die ingangsdatum geldt.

De aanroep van de documentgenerator: documentsoort, plaatsing en referentiedatum.

Het gegenereerde document verschijnt op de plaatsing op het tabblad Documenten, met documentsoort Loonwijziging. Vanaf daar kan het document gepubliceerd worden op de portal.

Tabblad Documenten op de plaatsing. Hier komt het document Loonwijziging te staan.

Stap 5: Vastleggen wat is gecommuniceerd

Na het genereren legt de flow op de plaatsing vast welke loonwijziging is gecommuniceerd. Zo weet de flow de volgende nacht dat deze wijziging al is verwerkt.

Het veld staat standaard niet op de pagina van de plaatsing. Het kan worden toegevoegd aan de pagina-indeling, bijvoorbeeld op het tabblad Koppeling MSF, of worden opgenomen in een lijstweergave of rapport.

Gevolgen in de praktijk:

• Het veld wordt bijgewerkt zodra de generatie is gestart. Mislukt die daarna, dan wordt dit niet automatisch herhaald; controleer Apex Jobs en de documenten

• Wordt het veld leeggemaakt of op een eerdere datum gezet, dan communiceert de flow de laatste loonwijziging van de afgelopen maand opnieuw.

• Komt er later een nieuwe loonwijziging bij voor dezelfde plaatsing, dan heeft die een latere Tijdsaanduiding en wordt die wel weer gecommuniceerd.

Stap 6: Plaatsingsstatus terugzetten

Als een plaatsing wordt bijgewerkt, springt de status automatisch naar Mutatie (PR25). Omdat de flow alleen een administratief veld bijwerkt, zet hij de status daarna terug naar de waarde van vóór de update.

Wanneer wordt een loonwijziging gecommuniceerd?

Elke loonwijziging in MSF heeft twee datums. De flow gebruikt ze elk voor iets anders:

• Tijdsaanduiding: het moment waarop de wijziging in MSF is vastgelegd. Hiermee bepaalt de flow óf en wanneer hij de wijziging communiceert: in de eerstvolgende nacht nadat de wijziging is vastgelegd.

• Startdatum: de datum waarop het nieuwe loon ingaat. Deze datum bepaalt alleen welk loon er in het document staat.

De kandidaat hoort het dus zodra de wijziging in MSF staat, ongeacht wanneer het nieuwe loon ingaat.

Benodigde en betrokken inrichting MSR

Voorbeeld van de documentsoort Loonwijziging.

Goed om te weten

• Eerste run. Bij de eerste run is Laatst gecommuniceerde loonwijziging nog leeg. Alle passende loonwijzigingen van de afgelopen maand worden dan één keer gecommuniceerd.

• Kleine aantallen per nacht. De flow roept de documentgenerator per plaatsing één keer aan. Dat werkt voor kleine aantallen per run. Voor grote volumes stappen we over op de bulkvariant (F106496) zodra die beschikbaar is.

Wil je gebruik maken van deze feature en de bijbehorende flow? Neem dan contact op met een voor jou bekende consultant of CSM.

3. Document genereren in MSF

Wanneer je geen gebruikt maakt van MSR dan kan er vanuit MSF ook een document gegeneerd worden. De gelogde peildatum kan gebruikt worden om m.b.v. MA’s automatisch documenten te genereren.

De ingangsdatum van de loonwijziging kan worden gebruikt als documentdatum, zodat bestaande documenttags de juiste ingangsdatum (FlexInteraction: LogDate) en het bijbehorende loon (TempPriceTable: Wage) kunnen tonen.